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为使区人大机关公文处理工作进一步规范化、科学化，提高公文处理的质量和效率，根据人大机关公文处理的有关规定，结合本机关实际，制定本规定。
一、发文处理
（一）发文处理是指，区人大常委会、党组、办公室对外行文的种类、格式、草拟、核稿、签发、印制、用印、分发、归档等工作。
（二）种类
1、以常委会名义的行文有：
⑴常委会公告（发文字号为常委会会告）；
⑵常委会文件（发文字号为定人大常）；
⑶常委会干部任免通知（发文号字为定人大常干）。
2、以区人大常委会党组名义的行文有：常委会党组文件（发文字号为定人大常党）
3、以常委会办公室名义的行文有：
⑴常委会办公室文件（以文字号为定人大常办）；
⑵常委会办公室函（发文字号为定人大常办函）；
⑶常委会办公室重要信访函（发文字号为定人大常办要信函）；
⑷常委会办公室抄告单；
⑸内部明传电报。
4、会议纪要
⑴常委会会议纪要；
⑵主任会议纪要。
（三）草拟
1、需要对外行文时，以常委会、常委会党组、办公室名义的行文，综合性内容一般由办公室拟稿。涉及区人大常委会各工委、信访办的专项性内容，按工作分工分别由各工委、信访室拟稿。
2、草拟文稿应做到：
⑴符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。
⑵情况属实，观点明确，条理清楚，文字简练，书写工整，标点准确，篇幅力求短小。
⑶人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。
⑷结构层次，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“⑴”。
⑸必须使用国家法定计量单位。
⑹用字用词准确、规范。文内使用的简称，一般应当先用全称，并注明简称。
⑺公文中的数字，除部分结构层次数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都应当使用阿拉伯数码。
3、文稿起草应使用《舟山市定海区人大机关发文拟稿纸》，并按规定填写拟稿纸中的各项内容。
（四）核稿
1、文稿在送领导签发前，应进行核稿。
2、核稿的重点是：公文的种类、内容、格式。
3、以区人大常委会、党组、办公室名义的行文，综合性内容由办公室负责核稿。涉及区人大常委会各工委、信访办的专项性内容，由拟稿部门负责审核定稿，送经常委会分管领导审阅，并由该拟稿部门负责人在拟稿纸上签署意见、名字、日期后，送办公室按公文格式规定办理。
4、核稿时，办公室办文人员对核稿中发现的问题，属文字、技术性问题的，由办文人员修改；涉及实质性内容需要作校对改动的，由拟稿部门负责修改，并经常委会分管领导同意；若拟稿部门有不同意见，应报请常委会分管领导指示，接领导指示办理；对个别需作重大改动的文稿，经常委会分管领导同意后，退回拟稿部门重新办理。
（五）签发
1、以常委会名义行文的文稿核稿后，由办公室秘书科送办公室领导审核，送请常委会主任或副主任签发。
2、以常委会党组名义行文的文稿核稿后，由秘书科送办公室领导审核，送请常委会党组书记或党组副书记签发。
3、以常委会办公室名义行文和文稿核稿后，由秘书科送办公室主任签发；经授权，也可由办公室副主任签发。
4、审核、签发公文，应明确签署意见，并写上名字和日期。
5、领导审签时，如有重大修改的，拟稿部门应将文稿交办公室作文字复核，经签发人同意后进行修改。
（六）印制
1、公文文稿按规定签发后，交由办公室统一编相应的发文字号，统一格式，统一安排打印。
2、文稿清样一般由起草部门负责校对。
3、校清后的文稿，由办公室负责统一印制。
（七）第一读者
1、印制后的待发文件，由办公室送第一读者审读无误并签字认可后，方可用印、分发。
2、以常委会、党组、办公室名义的行文，一般由办公室分管副主任担任第一读者，办公室分管副主任外出时，可委托秘书科科长担任第一读者；涉及区人大常委会各工委、信访办的专项性内容，由拟稿部门负责人担任第一读者。其中有关人事问题的党组文件由党组成员担任第一读者。
（八）用印
第一读者审读后的待发文件，由办公室加盖印章。
（九）分发
区人大常委会、党组及办事机构制作的公文由办公室文书登记后统一分发。办公室文书按文件主送和抄送单位分发，一般应同时将文件发常委会主任、副主任和办公室主任、副主任以及文件起草、核稿工委、办，其中分发对象涉及到区人大常委会各工委、办直接联系的个人、部门，由该工委、办负责撰写信封，再交办公室分发。
急件随到随发，常规件不能迟于第二天发出。
（十）归档
各种公文都应统一归档，具体按《舟山市定海区人大机关档案工作制度》办理。
（十一）奖惩
1、在公文的拟稿、核稿、签发、印制、一读、用印、分发、归档等各个环节中，工作人员都要认真负责，各工委、办要严格把关，避免发生差错。
2、公文制作和处理过程中发生的差错，应分别不同情况，由办公室定期公布差错、错误环节与原因、责任人员等情况。有关情况列入公务员、工作人员年度考核。
二、公文格式
（十二）定人大常、定人大常党、定人大常干、定人大常办、等文件格式：
1、版头由发文机关全称加“文件”两字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。
2、公文的秘密等级分为绝密、机密、秘密，标注于首页左上角。
3、发文字号，由机关代字、发文年度（用方括号标入）和顺序号组成，标注于版头下方居中、横线之上。联合发文，一般只标明主办机关的发文字号。
4、标题一般应标明公文主题和文种，位于发文字号下方。
5、题注位于标题下方，加圆括号居中标写。
6、主送机关指受理公文的机关，位于正文上方，顶格排印，有的文件也可标注在本页分送栏中。主送机关的名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称。
7、正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
8、附件说明，在正文或正文说明之下，发文机关署名之上，注明附件的顺序和名称。附件应当置于主件之后，与主件装订在一起；不能装订在一起的，附件在首页左上角应当注明文件的发文字号。
9、发文机关署名，应当用全称或规范化简称，位于正文的右下方。
10、成文日期，一般署会议通过或者领导签发日期；联合行文，署名最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方；决议、决定的成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
11、印章端正盖在成文日期的上方，骑年盖月，上不压正文、下压成文日期。
12、无正文说明，在文件落款（即发文机关署名与成文日期）与正文不能同处一页纸时，应当在文件落款页的上方顶格标注“此页无正文”，外用圆括号标入。
13、抄送机关，指主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属的机关，不顶格排列，用两条与文凭区等宽的平行细实线作为界线。
14、印制版头，由公文印以机关名称、印发日期组成，位于公文末页下端。印发机关统称舟山市定海区人大常委会办公室，印发日期一般为送印日期。
（十三）其他公文格式：
1、常委会公告，印白头，发布机关为舟山市定海区人大常委会，下署时间为公布时间。
2、各类便函，以文字号置于标题右上方，抄送机关置于文件落款左下方，不标注印制版。常委会办事机构的函件用人民代表大会或常委会的便笺，工作委员会的函件用人民代表大会的便笺。
3、抄告单。
4、内部明传电报。
（十四）印刷格式
1、用纸与排版
公文一般用A4纸，文字一律从左到右横排，每页一般排印22行，每行26字，左侧装订。
2、字号字体
⑴文件标题用方正小标宋
⑵主送机关、正文、无正文说明、发文机关、成文日期、附件说明用仿宋
⑶“密级”用黑体2号，常委会公告期号用仿宋
⑷抄送机关用仿宋3号。
⑸抄告单中的领导批字用4号楷体，其他用4号仿宋。
三、收文处理
（十五）收文处理是指，区人大机关收受文件并从中提取有关信息，处理有关公务的过程，包括签收、分办、拟办、承办、查办、注办、存档等若干环节。
（十六）区人大机关所有来文由办公室统一签收、分发。
寄送常委会、党组、办公室的文件，由办公室拆封，区分办件和非办件，非办件根据内容分发，办件则需做好签收、登记、留底工作。
寄送各工委、信访办的文件，分别交各工委、信访办处理。
有关信访问题的信件交信访办按区人大常委会信访工作有关规定处理。
分发给常委会及各工委、办的文件材料，由办公室派专人送至领导办公室；凡急件随到随送。
（十七）需要传阅的文件，由办公室附上《文件传阅单》，提出传阅范围，送有关领导和有关工委、办传阅，或复印送有关领导和有关工委、办阅知。
（十八）不符合行文规定或者不应由区人大机关办理的文件，由办公室注明不予办理的原因，退回来文单位。
（十九）办件要附填《文件处理单》，提出拟办意见，送分管领导审批。
（二十）分管领导根据文件内容和拟办意见审批。审批文件要及时，并签署明确意见、姓名和时间。
（二十一）需要其他工委、办办理的文件，根据分管领导的审批意见，转送其他委、办办理。
（二十二）承办工委、办根据文件内容和领导的审批意见进行办理，要急件急办，常规件及时办，提高效率，保证质量。文件办理后，在《文件处理单》上注明办理的经过与结果。
（二十三）办公室要做好来文办理工作的督促检查，及时掌握办理的情况和结果。
（二十四）文件办理后应做好归档工作，具体按《舟山市定海区人大机关档案工作制度》办理。
四、领导批示的处理
（二十五）区人大常委会主任、副主任的批示，其中有关信访的批示交信访办按《舟山市定海区人大常委会信访工作规定》处理，其他批示按领导指示或批示内容交有关工委、办处理。
（二十六）有关工委、办收到领导的批示后，提出处理建议，报分管领导审定。需要以抄告单转送领导阅知或有关单位办理的，由办公室负责抄告，重要或紧急批示应事先通过电话向有关单位或领导转达。
（二十七）有关工委、办应加强与承办单位的联系，对批示的办理工作进行督促检查。
（二十八）领导批示办理完毕后，有关工委、办应在《文件处理单》相应栏目内简要注明办理的经过与结果，并按《舟山市定海区人大机关档案工作制度》做好归档工作。